Bài NC16: Hướng dẫn xử lý Hóa đơn có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP trên hệ thống Bkav eHoadon - Bkav Corporation - Bkav.com.vn

Lưu ý: Bài hướng dẫn gồm tất cả 3 bước, Bạn có thể thực hiện xong trong vòng từ 3 đến 5 phút.

Bạn có thể xem video hướng dẫn tại đây.

Để xử lý Hóa đơn đã Ký phát hành nhưng bị sai thông tin trên hệ thống Hóa đơn Điện tử Bkav eHoadon, Bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số (CKS) BkavCA vào máy tính đã được cài BkavCA Token Manager (BTM).

Lưu ý: Bạn thực hiện kiểm tra việc máy tính đã cài phần mềm BTM và USB Token CKS BkavCA đã được cắm vào máy tại Điều kiện 1 trong bài Hướng dẫn tại đây

Nếu Bạn đang sử dụng Chữ ký số HSM thì bỏ qua bước này

Bước 2: Bạn truy cập và đăng nhập vào địa chỉ https://van.ehoadon.vn bằng tài khoản và mật khẩu đã được cấp

Bước 3: Tại tab Hóa đơn đầu ra (1), tại dòng Hóa đơn có sai sót, Bạn bấm bấm Xem Hóa đơn  (2).

Tại giao diện xem hóa đơn, Bạn lựa chọn xử lý hóa đơn có sai sót theo một trong 3 trường hợp như sau:

3.1  Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của Cơ quan Thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

Bạn cần thực hiện thông báo với Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập, có sai sót. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan Thuế.

Bước 3.1.1: Để thông báo với Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại cửa sổ “Chi tiết Hóa đơn” hiển thị, bấm vào nút  (3), sau đó chọn Xóa bỏ hóa đơn (4)

Bước 3.1.2: Cửa sổ "Xóa bỏ Hóa đơn” xuất hiện, Bạn nhập lý do xóa bỏ hóa đơn (5), sau đó bấm Tiếp tục (6).

Lưu ý: Lý do Xóa bỏ Hóa đơn sẽ được cập nhật vào mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi lên Cơ quan Thuế, vì vậy Bạn cần nhập chính xác, đầy đủ lý do (tối đa 255 ký tự)

Bước 3.1.3: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số (7), sau đó bấm Xác nhận (8).

Bước 3.1.4: Nếu Bạn đang sử dụng Chữ ký số HSM sẽ hiện ra thông báo, bạn bấm Đồng ý (9) để đóng cửa sổ này

Như vậy bạn đã thực hiện Xóa bỏ hóa đơn và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT lên Cơ quan Thuế, Bạn có thể kiểm tra quá trình tiếp nhận và duyệt bằng cách bấm vào xem lịch sử hóa đơn tại biểu tượng 

3.2  Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

Bước 3.2.1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn và thông báo với Cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Tại cửa sổ “Chi tiết Hóa đơn” hiển thị, bấm vào nút  (10), sau đó chọn Giải trình với Cơ quan Thuế (11)

Bước 3.2.2: Cửa sổ “Giải trình” hiện ra, Bạn chọn “Không có TB từ CQT (chủ động giải trình khi phát hiện sai sót) hoặc Có TB từ CQT (chỉ chọn trong trường hợp Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế đã lập có sai sót thì Cơ quan Thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT) (12)”. Sau đó Bạn nhập Nội dung giải trình (Tối đa 255 ký tự) (13) và bấm Ký và Gửi giải trình đến CQT (14).

Bước 3.2.3: Cửa sổ nhập mã pin Chữ ký số USB Token hoặc xác nhận ký tự động bằng Chữ ký số HSM hiện ra, Bạn thực hiện các bước tương tự như trường hợp 3.1. Bạn có thể kiểm tra quá trình tiếp nhận và duyệt bằng cách bấm vào xem lịch sử hóa đơn tại biểu tượng .

3.3  Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Bạn có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót. Tại cửa sổ “Chi tiết Hóa đơn” hiển thị, bấm vào nút (15), sau đó chọn Thay thế hoặc Điều chỉnh hóa đơn (16)

Các thao tác Điều chỉnh hoặc Thay thế Bạn thực hiện tương tự với hóa đơn theo Thông tư cũ, Bạn xem thêm hướng dẫn tại đây

Lưu ý: Khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn là Bạn đã gửi kèm hóa đơn gốc lên hệ thống Thuế vì vậy không cần gửi kèm mẫu 04/SS-HĐĐT

Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc xử lý Hóa đơn Điện tử có sai sót trên hệ thống Bkav eHoadon.