Tại hầu hết các cơ quan công sở ở Vũng Tàu, "e-O" là cách nói tắt quen thuộc của các cán bộ nhân viên về phần mềm Văn phòng điện tử eOffice, đã được ứng dụng ở khắp các cơ quan, ban ngành của Tỉnh từ hơn một năm nay. Nhiều người nhận định sở dĩ eOffice trở nên phổ biến như vậy vì phần mềm này rất dễ sử dụng.
Một trong những khó khăn lớn nhất và gây đau đầu nhất đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tin học hóa quản lý hành chính là tâm lý ngại tiếp cận công nghệ và hệ thống mới của mỗi cán bộ, nhân viên. Nhưng ở những đơn vị đã triển khai phần mềm Văn phòng điện tử eOffice, mọi người đều kể rằng chỉ sau một ngày làm quen, cán bộ công chức, đều có thể thực hiện các thao tác như gửi mail, hội thoại, gửi file tài liệu, đăng nhập và tham gia ý kiến tại các chuyên mục dùng chung… Thậm chí, không cần người hướng dẫn, nhiều người cũng có thể tự mầy mò làm được vì giao diện trực quan và bằng tiếng Việt. Đó là những chức năng vô cùng đơn giản nhưng tính hữu ích thì rất lớn. Bởi lẽ, việc giao tiếp, truyền tải thông tin với các thông báo về nội bộ, tin tức đối ngoại… là sự vận động cơ bản và cần thiết tại bất kỳ sở, ban ngành, cơ quan hành chính hay doanh nghiệp nào. Nhưng điều quan trọng hơn, những tác vụ có thể được thực hiện bằng những thao tác đơn giản ấy đã góp phần xóa bỏ rào cản tâm lý ngại tiếp cận công nghệ mới của người sử dụng.
Trong buổi sơ kết đánh giá hiệu quả ứng dụng eOffice, nhiều lãnh đạo sở, ban, ngành ở Vũng Tàu bày tỏ mong muốn sớm liên thông phần mềm giữa các đơn vị.
Đối với một đơn vị cấp huyện như UBND huyện Tân Thành, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc là cả một sự dấn thân. Cái khó nhất là trình độ tin học của các cán bộ, nhân viên không đồng đều, đa phần ngại việc làm quen và dùng một phần mềm mới. Vì thế, lời giải cho bài toán là phải tìm ra được một phần mềm thích hợp, vừa đảm bảo tính thân thiện, dễ sử dụng, vừa đáp ứng tốt các nhu cầu công việc. Tân Thành đã loay hoay tìm kiếm và thử nghiệm qua nhiều ứng dụng, song vẫn không cảm thấy hài lòng cho đến khi các lãnh đạo ở đây tìm thấy eOffice. Khi bắt đầu với Văn phòng điện tử eOffice, một trong những đầu tầu là ông Lê Phúc Hiền, Phó Chánh Văn phòng UBND đã không quản ngại vất vả hay khoảng cách chức vụ trong công việc, nhiệt tình hướng dẫn từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan sử dụng. Không có buổi hội thảo nào về công nghệ thông tin của Tỉnh mà ông không tham dự.
"Các cán bộ của chúng tôi, trình độ tin học chưa đồng đều, người biết ít, người biết nhiều và đó là khó khăn lớn. Chúng tôi không muốn chỉ dừng ở chủ trương mà phải bắt tay vào làm. Vì thế, để tin học hóa tốt đòi hỏi một sự quyết tâm mạnh mẽ và phải có được phần mềm đáp ứng tốt các nhu cầu của đơn vị. eOffice thực sự đã thay đổi nhiều điều trong công việc của Ủy ban Tân Thành. Riêng tôi tâm đắc nhất với chức năng ủy quyền xử lý của eOffice", ông Lê Phúc Hiền chia sẻ.
Sở Giao thông Vận tải mới đưa eOffice vào sử dụng được vài tháng. Nhưng Chánh văn phòng Nguyễn Như Hải nhận định chưa có phần mềm nào có thể giúp người dùng nhanh chóng thành thạo các tính năng cơ bản để phục vụ công việc chung như eOffice. "Việc ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử eOffice là một bước tiến quan trọng và hết sức có ý nghĩa đối với Sở chúng tôi. Hệ thống, với các chức năng thông báo, báo cáo, lập lịch làm việc, giao việc, nhắc nhở…, tạo một môi trường làm việc online và từ xa rất hiệu quả, thiết thực".
Sự thuận tiện, tính thân thiện, khả năng ứng dụng thực tế cao đã khiến eOffice được triển khai phổ biến trên toàn Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Riêng trong năm 2008, cả 7 đơn vị được Tỉnh cấp kinh phí triển khai tin học hóa quản lý hành chính đã lựa chọn eOffice, gồm: Sở Giao thông Vận tải, Sở Công thương, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Tư pháp, Thanh tra tỉnh Vũng Tàu, Trung tâm Xúc tiến đầu tư.
Mới đây, Sở Thông tin Truyền thông Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đã tổ chức buổi hội thảo nhằm đánh giá việc triển khai Văn phòng điện tử eOffice trong năm qua. Tại đây, ông Mai Thanh Quang, Phó giám đốc Sở Nội vụ, nhận định: "eOffice đã đáp ứng hầu hết các yêu cầu công việc như nhắc việc, giao ban đến tận từng cá nhân, hỗ trợ xử lý văn bản đến, văn bản đi một cách kịp thời và hiệu quả. Ứng dụng cũng giúp các cán bộ công chức tạo được tác phong làm việc hiện đại, linh hoạt, chuyên nghiệp đồng thời nâng cao thêm trình độ tin học. Tôi hài lòng nhất là dù đi công tác xa, tôi vẫn có thể xử lý công việc như bình thường".
Sự thuận tiện, tính thân thiện và đem lại hiệu quả công việc cao của eOffice khiến ông Mai Thanh Quang, bà Nguyễn Thị Hồng Sinh, Phó chủ tịch HĐND tỉnh, ông Lê Văn Lâm, Phó Giám đốc sở Thông tin và Truyền thông và nhiều đại biểu khác tham dự hội thảo này đã nghĩ đến việc ứng dụng eOffice rộng rãi hơn và đều bày tỏ mong muốn có thể kết nối, liên thông phần mềm để các đơn vị, cơ quan hành chính trong toàn Tỉnh có thể chuyển công văn cho nhau, liên lạc và trao đổi công việc trực tuyến.
Tại hội nghị, ông Lê Thanh Nam, đại diện của Bkis, khẳng định: "eOffice hoàn toàn có thể đáp ứng lập tức nhu cầu này của các đơn vị. Hiện nay chúng tôi đã thiết lập hệ thống chuyển văn bản liên thông cho tỉnh Lạng Sơn, trong đó chúng tôi áp dụng các biện pháp để đảm bảo an ninh thông tin như mã hóa nội dung và ký điện tử. Tuy nhiên, để làm được việc này cũng cần có sự nhất trí, đồng thuận giữa các đơn vị để tính pháp lý của văn bản cũng được đảm bảo. Chúng tôi dự kiến sẽ triển khai liên thông cho Vũng Tàu vào đầu năm 2009".
Với quyết tâm xây dựng nền hành chính hiện đại, năm 2009, tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu dự kiến sẽ nhân rộng mô hình ứng dụng eOffice xuống các phường, xã và phấn đấu đạt mục tiêu trở thành tỉnh điện tử trong tương lai gần.
Theo eOffice.com.vn
