Sáng 21/04/2009, tại TP. Hồ Chí Minh, Bkis chính thức giới thiệu phần mềm "eOffice Enterprise - Văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp". Sản phẩm có thể giúp các doanh nghiệp tin học hóa công việc điều hành theo cách đơn giản nhất.

Lập lịch và đăng ký sử dụng tài nguyên chung: Việc tổ chức các cuộc họp là điều không thể thiếu tại tất cả các doanh nghiệp. Theo cách thông thường nhất, người ta thường phải tự mình thực hiện các công đoạn như: đăng ký phòng họp, lên danh sách người tham gia và hỏi xem thời gian biểu của họ thế nào để bố trí hợp lý. Như vậy, rất mất thời gian và công sức. Sử dụng eOffice Enterprise, tất cả các công đoạn này đều có thể thực hiện trên phần mềm bởi chính hệ thống sẽ cho biết thời gian trống của từng phòng họp, thời gian rảnh của từng người, giúp gửi các thông điệp mời họp đến từng thành viên cần tham gia. Thậm chí, gần đến giờ họp, phần mềm sẽ tự động nhắc nhở những người tham dự.

Ông Nguyễn Tử Hoàng, Giám đốc Phát triển Phần mềm và ông Lê Thanh Nam, Giám đốc Dự án trả lời phỏng vấn báo chí và doanh nghiệp

Email, Chat, Video conference: Phần mềm Chat, Email, Video conference nói chung có lẽ đã quen thuộc với rất nhiều người. Các tiện ích này có trên eOffice Enterprise giúp cho việc trao đổi, điều hành công việc trong nội bộ doanh nghiệp trở nên thuận lợi, tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, vì hệ thống máy chủ là do doanh nghiệp tự chủ động quản lý nên tốc độ thực thi của các tiện ích này rất nhanh, đảm bảo an toàn và an ninh thông tin trong việc gửi file tài liệu, trao đổi qua mạng.

Quản lý văn bản: Cấp dưới có thể gửi công văn, kế hoạch, dự thảo, dự án hay báo cáo lên từng cấp theo phân quyền và theo các luồng công việc (work flow) cụ thể bằng hệ thống trình ký, duyệt văn bản qua mạng. Họ cũng có thể quản lý được hồ sơ, tài liệu của mình ngay trên hệ thống với các kho lưu trữ văn bản. Còn người lãnh đạo có thể kiểm soát được tiến độ công việc, bao quát toàn bộ tình hình của đơn vị và nhân sự nhờ công cụ tổng hợp báo cáo, tìm kiếm tra cứu thông tin trên các sổ văn bản đến, đi.

eOffice Enterprise có khả năng lôi cuốn người sử dụng

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp có quy trình xử lý công việc khác nhau và những quy trình đó cũng có thể thay đổi theo thời gian, eOffice Enterprise cung cấp công cụ để đơn vị sử dụng có thể tự hoạch định theo mô hình của công ty mình hoặc thiết lập theo quy trình ISO trên hệ thống. Việc phân quyền và phân luồng công việc cũng theo đó được xác định cho từng nhóm, cá nhân trong đơn vị. Sự mềm dẻo như vậy đã khiến eOffice Enterprise trở thành công cụ đắc lực giúp nhà quản lý hoạch định hệ thống của đơn vị mình.

Tuy nhiên, điều hấp dẫn nhất là người quản trị hệ thống hay lãnh đạo công nghệ thông tin của doanh nghiệp sẽ không phải mất thời gian cho việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm này. Tại nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng eOffice Enterprise, nhân viên đều có thể thực hiện các thao tác như gửi mail, hội thoại, gửi file tài liệu, đăng nhập và tham gia ý kiến tại các chuyên mục dùng chung… chỉ sau một ngày làm quen. Thậm chí, không cần hướng dẫn, nhiều người cũng có thể tự mầy mò làm được vì giao diện trực quan và bằng tiếng Việt.

Các nhà báo và doanh nghiệp tại buổi họp báo ra mắt eOffice Enterprise tại khách sạn Sheraton, TP.HCM

Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Petrolimex là đơn vị đã triển khai "eOffice Enterprise - Văn phòng điện tử" được hơn 1 năm. Ông Vương Thái Dũng, Phó tổng giám đốc Petrolimex, nhận định về hiệu quả của việc triển khai này: "eOffice cho khả năng quản lý công việc rất khoa học, người sử dụng hoàn toàn kiểm soát được các luồng công văn đi, đến. Đối với người làm lãnh đạo như tôi, dù đi công tác xa ở bất cứ nơi nào vẫn chỉ đạo hoặc theo dõi, xử lý công việc thông qua eOffice. Hơn nữa, tất cả các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo các phòng ban đều được lưu lại dấu vết".

Còn ông Bùi Mạnh Hiển, Chánh văn phòng Tổng công ty xây lắp dầu khí Việt Nam, cũng cho biết: "Sau khi triển khai hệ thống Văn phòng điện tử, chúng tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Tôi cho rằng đơn vị nào càng ứng dụng được nhanh phần mềm eOffice, càng có nhiều cơ hội, thuận lợi trong công tác sản xuất, điều hành cơ quan của mình".

Ông Nguyễn Tử Hoàng, Giám đốc Phát triển Phần mềm của Bkis, cho biết eOffice - Enterprise đã được phát triển trong 3 năm. Đến năm 2008, tính riêng trong khối doanh nghiệp, eOffice đã được triển khai thành công ở hơn 108 doanh nghiệp lớn trên toàn quốc, giúp các đơn vị này điều hành tác nghiệp và xử lý công việc hoàn toàn qua mạng. "Với những thành công đã đạt được chúng tôi kỳ vọng rằng trong vòng 5 năm tới, phần mềm eOffice Enterprise sẽ được ứng dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trong cả nước. Bây giờ đã là thời điểm để chúng tôi đưa phần mềm eOffice ra thị trường một cách mạnh mẽ. Bkis đang thực hiện những kế hoạch cụ thể để hoàn thành mục tiêu này".

Hiện tại, eOffice Enterprise đã được triển khai tại nhiều doanh nghiệp lớn trong cả nước, với số lượng người sử dụng lên đến hàng chục nghìn user như: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - Petrolimex, Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn nhà nước - SCIC, Tổng công ty lắp máy Việt Nam - Lilama, Tổng công ty cổ phần Xây lắp Dầu khí - PVC, Công ty Tín Nghĩa, Tổng công ty Khoáng sản Việt Nam TKV, Thủy điện Đa Nhim, Thác Mơ, Viễn thông Hà Nội…

Về eOffice

Bkis đã phát triển thành công hai phiên bản phần mềm eOffice. Năm 2005, phiên bản đầu tiên eOffice - Văn phòng điện tử dành cho các cơ quan hành chính được ra mắt tại Hà Nội. Đến nay, tại các cơ quan, ban, ngành thuộc nhiều địa phương trên toàn quốc đã ứng dụng Văn phòng điện tử vào công tác quản lý hành chính và điều hành tác nghiệp.

eOffice Enterprise là phiên bản Văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép gửi, nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, tới phòng ban, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng. Người sử dụng có thể hội thoại, nhắn tin (chat), gửi file trực tiếp, trưng cầu ý kiến (Vote), gửi tin nhắn ra điện thoại di động (SMS), lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, đăng ký sử dụng ô tô, quản lý danh bạ, nhắc việc, giao việc qua mạng và nhận phản hồi công việc đó... Đặc biệt, trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các văn bản, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi.

Một số bài liên quan:

 Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu quyết tâm xây dựng nền hành chính hiện đại

 Văn phòng điện tử" ở một huyện miền núi

 Than Nam Mẫu: Nâng cao hiệu quả sản xuất nhờ eOffice

 Petrolimex chính thức điều hành hoạt động qua eOffice

 Lạng Sơn triển khai eOffice trên diện rộng

Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm eOffice - Văn phòng điện tử tại địa chỉ http://www.eoffice.com.vn

Bkis