Mỗi sáng sớm đến cơ quan, việc đầu tiên mà Phó chánh văn phòng UBND huyện Sơn Hà (Quảng Ngãi) Phùng Tô Long làm là bật máy tính. Sau đó là đăng nhập phần mềm Văn phòng điện tử eOffice và trong mục văn bản chưa xử lý sẽ có cả chục văn bản, e-mail chờ anh.

Sớm nay, cũng không phải là một ngoại lệ, theo đường dẫn từ các thông báo được hiển thị ở góc phải màn hình, anh Long lần lượt rà soát các văn bản, e-mail, thông báo… đến trong ngày. Sau hơn một giờ đồng hồ mải miết với máy tính, một lượng kha khá công việc đã được anh giải quyết xong…

Anh Long nhớ lại cách đây một năm, khi chưa ứng dụng eOffice trong nghiệp vụ hành chính, công tác quản lý công văn, giấy tờ ở đây vẫn thực hiện theo cách thủ công. Nhân viên văn thư trực tiếp cầm văn bản giấy mang đến lãnh đạo duyệt rồi chuyển đến cho người có trách nhiệm xử lý. Với cách thức như vậy, việc bị thất lạc tài liệu, giấy tờ hay không thể kiểm tra quy trình xử lý văn bản cũng như người tiếp nhận văn bản là không thể tránh khỏi. Mất thời gian nhất là khi muốn xem lại văn bản của cơ quan nào đó từng gửi đến UBND huyện, anh Long phải xuống chỗ văn thư, mượn sổ ghi để tra và lục tìm trong rất nhiều tủ đựng tài liệu...

"Bây giờ, tôi ngồi bất cứ đâu cũng có thể tìm kiếm văn bản mình cần một cách nhanh chóng. Hơn nữa, tôi còn có thể theo dõi, thống kê được quá trình xử lý công văn thế nào bởi hệ thống eOffice đã lưu rất cụ thể", anh Long chia sẻ. "Điều tôi tâm đắc là tất cả lịch công tác tuần của UBND tỉnh, huyện hay các thông báo điều hành đơn vị đều được đưa lên eOffice. Mọi nhân viên, cán bộ đều xem được ngay trên máy tính của mình, thay vì phải gửi văn bản thông báo bằng giấy như trước đây".

Không lâu trước đây, từng có lần hệ thống mail chung của tỉnh gặp trục trặc, nhưng thông tin nội bộ của huyện vẫn thông suốt nhờ việc trao đổi e-mail trên eOffice.

Anh Phùng Tô Long có niềm tự hào rằng Sơn Hà là một trong những đơn vị cấp huyện đi tiên phong cả nước trong việc ứng dụng eOffice. Trước khi quyết định lựa chọn sử dụng Văn phòng điện tử này, tại đây cũng từng thử nghiệm một số phần mềm khác. Tuy nhiên, cái mà ban lãnh đạo huyện muốn là một hệ thống ổn định, đa chức năng, có tính tùy biến cao, nhưng giúp vận hành công việc hành chính một cách thuận tiện, đơn giản nhất và thân thiện với người sử dụng. Chính vì những tiêu chí này, UBND huyện Sơn Hà đã quyết tâm đầu tư kinh phí được tỉnh Quảng Ngãi cấp dành cho công nghệ thông tin năm 2007 để triển khai mới hệ thống eOffice. Còn trang thiết bị phần cứng, huyện cũng đảm bảo cho mỗi cán bộ công chức có một máy tính sử dụng, thiết lập được hệ thống mạng LAN và đường truyền Internet tốc độ cao ADSL. Ở mỗi Ủy ban nhân dân xã cũng có khoảng 2-3 máy tính…

Với một địa phương miền núi có 82% dân số là người dân tộc Hre, cách thành phố Quảng Ngãi gần 50 km đường đèo dốc, việc lo cho vấn đề kinh tế và đời sống còn rất nhiều khó khăn thì để có được thành quả ứng dụng công nghệ như vậy hoàn toàn không phải đơn giản. Một trong những khó khăn lớn nhất là rào cản về tâm lý ngại tiếp cận công nghệ và hệ thống mới của mỗi cán bộ. Nhưng ý chí con người và sự thân thiện của hệ thống phần mềm đã gỡ rối vấn đề. Những chuyên gia của Bkis có nhiệm vụ hỗ trợ triển khai eOffice cho Sơn Hà cũng bày tỏ sự khâm phục quyết tâm của ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện.  

Buổi tập huấn sử dụng eOffice tại huyện Sơn Hà thu hút hơn 50 cán bộ tham gia từ đầu đến cuối

"Không chỉ có ban lãnh đạo huyện say mê với việc tin học hóa mà mỗi cán bộ, nhân viên ở đây đều không nề hà, e ngại việc tiếp xúc với công nghệ hiện đại. Buổi tập huấn sử dụng eOffice đã thu hút hơn 50 người tham dự, trong đó có cả các cán bộ dưới xã có mặt từ đầu tới cuối. Ai cũng hỏi han, tìm hiểu và thực hành rất nhiều", ông Vũ Mạnh Đảm, chuyên gia tư vấn triển khai eOffice, cho biết. "Ban đầu chưa quen nhưng với giao diện tiếng Việt thì chỉ sau ít giờ mày mò, mọi người đã thích thú với các tính năng nhắc việc, gửi thư điện tử, chat trao đổi thông tin nội bộ…".

Tuy nhiên, với niềm đam mê ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công việc, anh Phùng Tô Long vẫn còn rất nhiều trăn trở với nỗi niềm tin học hóa, bởi lẽ nhân lực có trình độ tin học vẫn còn là một day dứt, khó khăn. Ở cấp huyện, chưa có được một quản trị mạng chuyên nghiệp để đảm bảo được an toàn tối đa cho hệ thống, nhất là khi xảy ra sự cố, như virus, mất điện, máy chủ hỏng hoặc đường truyền Internet gặp sự cố. Tôi lo điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của mọi người vào công nghệ thông tin", anh Long bày tỏ.

Mong muốn của Phó chánh văn phòng UBND huyện Sơn Hà là địa phương mình sẽ được chọn làm điểm về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính công, được đầu tư kinh phí và hỗ trợ kỹ thuật để mô hình này được phát triển và nhân rộng hơn nữa ở địa phương.

Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm eOffice - Văn phòng điện tử tại địa chỉ http://www.eoffice.com.vn/.

Theo eOffice.com.vn